0702.18
Ինչու՞ ավտոմատացնել փաստաթղթաշրջանառությունը
07.02.2018

Ինչու՞ ավտոմատացնել փաստաթղթաշրջանառությունը

Փաստաթղթաշրջանառությունը  փաստաթղթերի ընթացքն է ստեղծման կամ ստացման պահից մինչև կատարման ավարտը կամ ուղարկումը։ Շրջանառության  կանոնները ընկերությունում որոշվում են նախապես։ Ավտոմատացման դարաշրջանում ավանդական    փաստաթղթաշրջանառությունը այլևս ակտուալ չէ առաջին հերթին պահանջվող ռեսուրսների պատճառով (գումար, ժամանակ)։ Այսօր փաստաթղթաշրջանառության ավտոմատացման համակարգերը դիտարկվում են ոչ թե որպես նորարարություն, այլ անհրաժեշտություն։

 

Օրինակ՝ ըստ Docflow անալիտիկ ծառայության 2014թ․-ի տվյալների, Ռուսաստանի Դաշնությունում գրանցված ընկերությունների 56%-ը փաստաթղթաշրջանառության ընթացքը ավտոմատացրել է ամբողջությամբ, իսկ 40%-ը ավտոմատացումից օգտվում է կիսով չափ (փաստաթղթաշրջանառության որոշ փուլեր), կամ ծրագրում է առաջիկայում անցնել ամբողջական ավտոմատացման։ Ժամանակակից ընկերությունների գործունեության համար անհրաժեշտ է փաստաթղթերի մեծ ծավալ, որը պետք է մշակել, բաշխել, և հետևել կատարման ընթացքին։ Փուլերից յուրաքանչյուրը կարելի է վերահսկել և ընթացքը պարզեցնել ավտոմատացման համակարգերի շնորհիվ։

 

 Կախված ընկերության աշխատանքի ծավալից և գործունեության ոլորտի առանձնահատկություններից` համակարգը կարող է տարբերվել կամ հարմարեցվել տվյալ ընկերությանը։

 

Փաստաթղթերի շրջանառության ավտոմատացումը ապահովում է՝

1․ Աշխատանքային գործընթացի արագացում

2․ Ավելի մեծ վերահսկողություն

3․ Հուսալիություն և ապահովություն

4․ Ծախսերի կրճատում

5․ Կատարողական կարգապահության բարձրացում

6․ Համապատասխանեցում փաստաթղթերի գործող նորմերին

 

 Ըստ փորձագետների տվյալների փաստաթղթաշրջանառության համակարգերի ներդրման ծախսերը վերադառնում են 3 ամսից մինչև 3 տարում, կախված ընկերության գործունեության ծավալից։ Քանի որ փաստաթղթաշրջանառության ընթացքը ուղղակիորեն կապված է ընկերության ներսում գործող բիզնես պրոցեսներից, ապա ներմուծելով ավտոմատացման համակարգ փաստաթղթերի շրջանառության համար, հնարավորություն է ստեղծվում ավտոմատացնել և վերահսկել նաև բիզնես պրոցեսները, այսինքն` ստանալ մեկ ընդհանուր, միասնական գործող մեխանիզմ։

 

 Ավտոմատացման համակարգեր օգտագործվում են՝

1․ Արտադրական փաստաթղթաշրջանառության մեջ

2. Կառավարման փաստաթղթերի շրջանառության մեջ

3․ Արխիվացման աշխատանքներում

4․ Մարդկային Ռեսուրսների փաստաթղթերում

5․ Հաշվապահություն

6․ Պահեստավորման փաստաթղթերի շրջանառություն

7․ Գաղտնի կամ կոնֆիդենցիալ փաստաթղթեր

8․Տեղնիկական փաստաթղթերի շրջանառություն